DMS (system elektronicznego obiegu dokumentów) Comarch Optima pozwala na usystematyzowanie i zaplanowanie działań firmy, dzięki sprawnemu obiegowi dokumentów, a dokładniej dzięki możliwości wprowadzania dokumentów, załączania skanów i plików oraz opisywania dokumentów i dołączonych plików w dowolny sposób.
Comarch Obieg Dokumentów w systemie Optima pozwala wprowadzonemu dokumentowi przypisać własną ścieżkę, według której jest obsługiwany, można również rezerwować czas w terminarzu pracownika, który jest potrzebny na obsługę zadań przypisanych mu wraz z dokumentem.
Moduł Comarch Optima Obieg Dokumentów pozwala też tworzyć elektroniczne kopie wydruków wykonywanych w programie, które są zapisywane w postaci plików PDF i są dostępne z poziomu Archiwum wydruków.
Pozostałe możliwości modułu Comarch ERP Optima DMS (obieg dokumentów):
- gromadzenie dokumentów w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xls i in.)
- swobodne grupowanie w różnorodnych katalogach
- szczegółowe opisywanie dokumentów za pomocą cech
- łączenie dokumentów z różnymi podmiotami (kontrahenci, banki i in.) oraz z dowolnymi dokumentami wprowadzonymi do bazy danych programu (faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty księgowe)
- łączenie transakcji z dowolną ilością dokumentów elektronicznych
- definiowanie uprawnień pracowników dotyczące edycji i wglądu do dokumentu
- wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za dany dokument